Module Emplacements

Le module Emplacements enregistre les détails concernant les lieux d'exposition et de rangement à l'intérieur d'une institution pour des objets enregistrés dans le Catalogue.

Quand un objet est relié à un enregistrement d'Emplacement et à chaque fois que son emplacement actuel est changé dans EMu, une vérification de suivi est automatiquement générée et apparaît dans l'onglet Emplacement du module Catalogue.

Note: Voir Comment relocaliser un objet pour des détails sur la relocalisation des objets enregistrés dans le module Catalogue.

Trois champs de l'onglet Emplacement du Catalogue peuvent être reliés au module Emplacements :

Champ

Description

Emplacement actuel : (Emplacement actuel)

Enregistre où un objet se trouve actuellement (y compris le lieu d'exposition ou de prêt).

Emplacement permanent : (Autres emplacements)

Enregistre où un objet se trouve normalement quand il n'est pas exposé ou prêté.

Emplacement temporaire : (Autres emplacements)

Enregistre où un objet se trouve si son emplacement permanent n'est pas disponible pour cause de réparations, remplacement, etc.

Note: La vérification de suivi de l'emplacement garde une trace de l'emplacement actuel d'un objet. Il est donc important que lorsqu'un objet est dans son emplacement Permanent ou Temporaire, ceci soit aussi enregistré dans le champ Emplacement actuel : (Emplacement actuel).

Note: Le dateur du changement d'emplacement qui apparaît sur l'onglet Emplacements dans le module Catalogue ne reflète pas nécessairement le moment exact du déplacement de l'objet. En effet, il est possible de modifier manuellement une date d’emplacement si la date à laquelle le changement d’emplacement a été effectué dans EMu n’était pas la date réelle à laquelle le déplacement a eu lieu.

Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.

Onglet Description

Emplacement

Emplacements

Détails sur l'emplacement, dont :

  • Le code de l'emplacement
  • Le type d'emplacement
  • La hiérarchie de l'emplacement
  • Le type de rangement

Contenant

Un emplacement Contenant est un conteneur mobile utilisé pour stocker des objets de collection, par exemple des caisses et des boîtes de Solander. L’emplacement actuel d’un Contenant est un autre emplacement ; c’est-à-dire que l’enregistrement du Contenant est attaché à un autre enregistrement du module Emplacements.

Cet onglet enregistre les détails d’un emplacement Contenant, notamment :

  • Le nom du Contenant.
  • L’emplacement actuel du Contenant (un lien vers un autre enregistrement Emplacements).
  • Détails du dernier déplacement du Contenant et de la personne qui l’a déplacé.

Lorsqu’un objet se trouve dans un Contenant et que le Contenant est déplacé vers un autre emplacement, nous ne mettons pas à jour l’emplacement de l’objet dans le module Catalogue ; nous mettons à jour l’emplacement actuel du Contenant dans l’onglet Contenant du module Emplacements. Lorsque l’emplacement actuel du Contenant est modifié, l’emplacement de tous les objets qu’il contient est mis à jour dynamiquement.

Conseil : Si l’objet est déplacé hors du Contenant vers un autre emplacement, nous mettons à jour l’emplacement de l’objet dans le module Catalogue (voir Comment déplacer un objet).

Pour créer un emplacement Contenant :

  1. Créez un enregistrement dans le module Emplacements et sélectionnez le bouton radio Contenant.

  2. Saisissez un nom pour le Contenant dans le champ Nom : (Contenant).

  3. Saisissez un code-barres ou un code d’emplacement, s’ils sont disponibles, dans les champs Identificateurs.

  4. L’emplacement actuel d’un Contenant est un autre enregistrement du module Emplacements. Dans le champ Emplacement actuel : (Emplacement actuel), attachez l’enregistrement de l’emplacement où se trouve actuellement le Contenant :

    Emplacement du Contenant

  5. Pour chaque objet qui se trouve dans le Contenant, nous mettons à jour son emplacement actuel dans le module Catalogue.

    Il existe plusieurs façons de procéder : si plusieurs objets se trouvent dans le Contenant, vous pouvez utiliser l’outil de Déplacement Groupé ; vous pouvez également enregistrer l’emplacement de chaque objet individuellement (comme suit).

    1. Rechercher l'enregistrement de l'objet dans le module Catalogue.

    2. Dans l’onglet Emplacement, attachez l’emplacement du Contenant au champ Emplacement actuel : (Emplacement actuel).

      Notez que la table Historique des déplacements est mise à jour avec les détails du Mouvement de cet objet (il peut être nécessaire d’actualiser l’enregistrement en cliquant sur Actualiser dans l’onglet Vue du Ruban pour mettre à jour la table immédiatement) :

      Emplacement du Contenant

      Chaque fois que nous mettons à jour l’emplacement de l’objet, l’Historique des déplacements est actualisé.

      De retour dans le module Emplacements, si nous consultons l’onglet Déplacements de notre Contenant, nous trouvons un historique de cet emplacement, qui nous permet d’identifier tous les déplacements de ce Contenant :

      Trace d’audit

      Conseil : Chaque fois qu’un objet est déplacé, un enregistrement d’audit est automatiquement créé dans le module Déplacements internes.

Si l’emplacement du Contenant change, nous ne mettons pas à jour l’emplacement de chaque objet dans le module Catalogue ; nous modifions plutôt l’emplacement actuel du Contenant dans le module Emplacements :

  1. Recherchez l’enregistrement du Contenant dans le module Emplacements.
  2. Supprimez la valeur dans le champ Emplacement actuel : (Emplacement actuel) dans l’onglet Supprimez la valeur du champ Emplacement actuel : (Emplacement actuel) dans l’onglet Contenant et attachez le nouvel emplacement :

    L'emplacement du Contenant a été modifié

    L’enregistrement du Catalogue de chaque objet se trouvant dans le Contenant sera mis à jour afin de refléter le nouvel emplacement du Contenant, et l’Historique des déplacements sera actualisé (il peut être nécessaire d’actualiser l’enregistrement en cliquant sur Actualiser dans l’onglet Vue du Ruban pour mettre à jour immédiatement le tableau) :

    L'emplacement actuel a été modifié

Dimensions

Les dimensions physiques de l'emplacement, dont les mesures externes et internes et les coordonnées X, Y, Z utilisées pour la Localisation d'Objets.

Tâches

Voir L'onglet Tâches pour plus de détails.

Notes

Voir L'onglet Notes pour plus de détails.

Multimédia

Voir L'onglet Multimédia pour plus de détails.

Sécurité

Voir L’onglet Sécurité pour plus de détails.

Audit

Voir L'onglet Audit pour plus de détails.

Admin

Voir L'onglet Admin. pour plus de détails.

Comment créer un Emplacement

  1. Ajouter un enregistrement dans le module Emplacements.
  2. Sélectionner le bouton radio Emplacement : (Type d'emplacement) ou Contenant : (Type d'emplacement).

    Le Type d'emplacement par défaut est Emplacement. Un Emplacement est un lieu fixe - un bâtiment, étage, pièce, placard, étagère, par exemple. Un Contenant peut être déplacé - une boîte, un classeur, une caisse, par exemple (voir ci-dessus les détails sur l'emplacement des Contenants).

  3. Saisissez un code d'emplacement dans le champ Code d'emplacement : (Identificateurs).

    Le Code d’emplacement est généralement une forme abrégée de la Hiérarchie Emplacement.

  4. Si nécessaire, entrer un code-barres dans le champ Code à barres : (Identificateurs).
  5. Compléter les champs de Hiérarchie des emplacements. Par ex. :

    Niveau 1 Bâtiment 1
    Niveau 2 Niveau 4
    Niveau 3 Pièce 10
    Niveau 4 Placard 1

    Dans ce cas, le Code d'emplacement serait 1.4.10.1

  6. Sauvegarder l'enregistrement.

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